ママ保健師の時間管理術～仕事編～

こんにちは。保健師のアオです。

暑い日が続いていますね。こんな日は、仕事も家事もサクッと終わらせてしまいたい！そのためには、時間を上手に使わなければ！フルタイムワーキングマザー歴５年、二児の子育て奮闘中の私が工夫している時間管理術をご紹介させていただきます。

１日の最も重要な時間は朝！

独身時代は、始業時間ギリギリに出勤していたこともありました。今は始業時間１時間～遅くても３０分前には出勤するようにしています。ただし、これには家族の協力も必要で、我が家では夫が保育園に送り届けてくれるので早めの出勤が可能になっています。

• １日のスケジュールを確認

出勤してまずするのは、１日のスケジュール確認です。コーヒーを飲みながら、頭を「母モード」から「仕事モード」へ切り替えます。

スケジュール管理のツールは、スマートフォンのカレンダーアプリなども試してみましたが、私は手書きの手帳に落ち着きました。愛用しているのはバーチカル式の手帳です。１日ごとに縦長の帯になっていて、30分単位で時間管理ができるタイプのものです。家庭訪問や会議、来所相談の予定などを書き込むと、「どの時間帯が空いているか」が一目瞭然で、スケジュール管理がしやすくなりました。また、後から見返すことで「この人の訪問は意外と時間がかかるから１時間は見た方が良い」とか「この会議はわりとすぐ終わるから、終了後に訪問１件程度ならいける」など傾向も見えてきます。

• やることリスト（ToDoリスト）を作成

優先度、緊急度、難易度を考慮しつつ、やることリストを作成します。基本的には優先度、緊急度の高いものから取り組みますが、「難易度の低い仕事」はすぐに取り組めてすぐに終えることができ達成感を味わえるので、あえて先に手をつけたりもします。

やることリストの作成には、パソコンの付箋機能を活用していたこともありますが、アナログな私には手書きの方が合っていたようです。パソコンにしろ、手書きにしろ、いずれの場合もリストをこなしていくことで仕事の進み具合が目で見てわかるということがポイントです。

• 前日にやり残した仕事に集中的にとりかかる

子どものためにも、自分のためにも、「残業はできるだけしない主義」で、毎日定時退社を目指しています。前日、定時までに終わらなかった仕事は、残業してやるよりも翌朝集中してやったほうが、確実に効率が良いのです。定時を過ぎて集中力の切れてしまった頭よりも、朝のスッキリした頭の方がサクサク進みますし、電話も鳴らないので「電話を受けるたびに仕事が途切れてしまう」ということもありません。

チームで仕事をすることが多い！そんな時は、段取りが８割を占める！

保健師の場合は、健康教室やイベントの企画運営といった集団支援、地区分析や研究など、チームで取り組む仕事も多いのです。こういった場合、打合わせや準備、チーム間の認識やモチベーションが、仕事の効率や成果につながります。「段取り８割」、よく聞く言葉ですが、先読みをしながら十分な段取りを踏むことがタイムマネジメントの鍵となります。

• 打合わせ前の準備が大切

自分がリーダーとして動かなければならない仕事の場合、チーム内で役割分担をしたときにメンバーが「やらされている」感を持ってしまっては、仕事はうまくいきません。メンバーが進んで自分の仕事に取り組んでくれるようにするには、有効な打合せを持つことが大切です。打合せ用の資料作成や企画案の作成など、きちんと考えたものでなければメンバーが納得してくれるわけがないので、事前準備が重要です。すべての仕事を自分が請け負ってしまっては、定時退社なんて夢のまた夢。みんなで協力して、みんなで仕事の成功と定時退社を目指したいものです。

• 目的を見失わないように

「段取りにこんなに時間を費やすの？何のために仕事をしているの？」なんてことにならないように、仕事の目的を見失わないことが大切です。チームで仕事をするならばなおさら、目的の共有は必要。何を達成したら、自分たちの仕事は成功と言えるのかを明確しておかなければなりませんね。

• 時には、段取りについてみんなで考える

自分一人の頭で考えるよりも、みんなで考えてより良い方法や手順を考えると、継続すべき点と改善や見直しをするべき点がわかりますよね。自分から見て、「仕事の効率が良いな」と思う人に、工夫していることを聞いてみるのも良いと思います。

「時は金なり」と言いますが、仕事に家事に育児にとフル回転のワーキングマザーにとっても時間はとても大切です。楽しく働き続けるためには、時間管理術が大切ですね！